Ochrona danych w świecie premium pokerowych eventów

1. Polityka prywatności serwisu TopPrzeglad

Niniejsza polityka prywatności opisuje zasady przetwarzania danych osobowych klientów i użytkowników korzystających z serwisu TopPrzeglad dostępnego pod adresem https://topprzeglad.org, związanego z organizacją premium pokerowych eventów rozrywkowych w kawiarniach i restauracjach na terenie całej Polski.

Usługi TopPrzeglad polegają na planowaniu, koordynacji i obsłudze wydarzeń, w których poker pełni funkcję głównej atrakcji integracyjnej i rozrywkowej, bez elementu hazardu i gier o realne pieniądze. Dane osobowe przetwarzamy wyłącznie w zakresie niezbędnym do prezentacji oferty, przyjmowania zapytań, przygotowywania spersonalizowanych propozycji eventów oraz realizacji zawartych umów.

Polityka prywatności ma charakter informacyjny i została opracowana z uwzględnieniem przepisów RODO, ustawy o ochronie danych osobowych oraz innych obowiązujących regulacji krajowych dotyczących ochrony prywatności w komunikacji elektronicznej.

2. Administrator danych

Administratorem Twoich danych osobowych jest podmiot prowadzący serwis TopPrzeglad (dalej: „Administrator”), odpowiedzialny za ich zgodne z prawem i bezpieczne przetwarzanie.

W sprawach związanych z danymi osobowymi możesz skontaktować się z Administratorem za pośrednictwem:

Adres korespondencyjny:
TopPrzeglad – Organizacja Pokerowych Eventów
ul. Przykładowa 10, 00-000 Warszawa, Polska

Adres e-mail do kontaktu w sprawach danych osobowych:
[email protected]

Kontakt telefoniczny:
+48 728 561 309w dni robocze w godzinach 10:00–17:00)

Administrator może wyznaczyć osobę odpowiedzialną za wsparcie w zakresie ochrony danych osobowych. Informacja o takiej osobie (np. inspektorze ochrony danych) będzie publikowana w zaktualizowanej wersji niniejszej polityki oraz – w razie potrzeby – przekazywana w odpowiedzi na Twoje zapytanie.

3. Zakres i cele gromadzenia danych

Zakres gromadzonych danych osobowych zależy od sposobu, w jaki korzystasz z serwisu TopPrzeglad. Co do zasady pozyskujemy wyłącznie dane niezbędne do zapewnienia profesjonalnej obsługi zapytań dotyczących pokerowych eventów oraz realizacji usług.

1) Korzystanie z serwisu internetowego

Podczas standardowego przeglądania strony możemy przetwarzać dane techniczne takie jak adres IP, typ przeglądarki, informacje o systemie operacyjnym, identyfikatory plików cookies, dane o interakcjach z podstronami (np. /oferta/, /eventy/, /pakiety/, /realizacje/, /blog/). Dane te służą analizie ruchu, utrzymaniu bezpieczeństwa serwisu i poprawie jego użyteczności.

2) Formularze kontaktowe i zapytania ofertowe

Podczas wysyłania zapytania poprzez formularz na stronie, w tym w sekcji Kontakt, możemy prosić o podanie m.in. imienia i nazwiska, nazwy firmy, adresu e-mail, numeru telefonu, lokalizacji planowanego wydarzenia, orientacyjnej daty oraz informacji o rodzaju eventu (np. wieczór VIP, urodziny, integracja firmowa). Dane te wykorzystujemy do udzielenia odpowiedzi, przygotowania indywidualnej oferty oraz prowadzenia dalszej komunikacji związanej z planowanym wydarzeniem.

3) Rezerwacje wydarzeń i obsługa umów

W ramach rezerwacji eventu oraz zawierania umowy na organizację pokerowego wydarzenia rozrywkowego przetwarzamy dane niezbędne do realizacji usług: dane identyfikacyjne i kontaktowe, dane do rozliczeń (np. NIP w przypadku firm), szczegóły ustalonego pakietu eventowego, a także informacje dotyczące preferencji związanych z przebiegiem wydarzenia.

4) Newsletter i treści inspiracyjne

Jeśli zapiszesz się na newsletter, w którym dzielimy się inspiracjami eventowymi, informacjami o nowych pakietach i wyjątkowych sezonowych propozycjach, będziemy przetwarzać Twój adres e-mail oraz – opcjonalnie – imię lub nazwę firmy. Dane te służą do dostarczania spersonalizowanych treści dotyczących naszych usług.

5) Komunikacja bezpośrednia i chat

Jeżeli skorzystasz z czatu lub bezpośredniej komunikacji z naszym zespołem (np. przy planowaniu scenariusza eventu), możemy przetwarzać dane podane w trakcie rozmowy, w tym dane kontaktowe oraz szczegółowe informacje o Twoich oczekiwaniach i preferencjach, aby opracować optymalną propozycję wydarzenia.

4. Podstawy prawne przetwarzania danych

Dane osobowe przetwarzamy wyłącznie w oparciu o zgodne z prawem podstawy przewidziane w Rozporządzeniu Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 („RODO”) oraz w przepisach krajowych.

1) Niezbędność do wykonania umowy lub podjęcia działań na żądanie osoby, której dane dotyczą (art. 6 ust. 1 lit. b RODO)

Dotyczy to w szczególności sytuacji, gdy: wysyłasz zapytanie o dostępność terminu, zamawiasz konkretny pakiet eventowy, ustalasz szczegóły organizacji wydarzenia lub podpisujesz umowę na realizację pokerowego eventu w kawiarni lub restauracji.

2) Zgoda użytkownika (art. 6 ust. 1 lit. a RODO)

Zgoda jest podstawą przetwarzania m.in. w przypadku subskrypcji newslettera, otrzymywania spersonalizowanych treści marketingowych dotyczących naszych pakietów eventowych oraz w odniesieniu do wybranych plików cookies i podobnych technologii stosowanych w celach analitycznych lub marketingowych. Udzieloną zgodę możesz w każdej chwili wycofać, bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej cofnięciem.

3) Obowiązek prawny ciążący na Administratorze (art. 6 ust. 1 lit. c RODO)

W niektórych przypadkach Administrator jest zobowiązany do przetwarzania danych w celu realizacji wymogów prawa, np. w obszarze rachunkowości, podatków, rozpatrywania reklamacji lub dochodzenia i obrony roszczeń.

4) Prawnie uzasadniony interes Administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO)

Podstawą tą jest m.in. prowadzenie komunikacji z osobami zainteresowanymi ofertą, analiza ruchu na stronie i dopasowanie prezentacji treści (np. stron /oferta/, /eventy/, /pakiety/, /realizacje/), zapewnienie bezpieczeństwa technicznego serwisu, a także dochodzenie i obrona przed ewentualnymi roszczeniami.

W każdym przypadku, gdy przetwarzamy Twoje dane w oparciu o prawnie uzasadniony interes, możesz zgłosić sprzeciw wobec takiego przetwarzania, jeżeli Twoja szczególna sytuacja to uzasadnia.

5. Przekazywanie i powierzanie danych

W celu świadczenia usług na najwyższym poziomie i zapewnienia sprawnego przebiegu organizacji eventów korzystamy ze wsparcia zaufanych partnerów biznesowych i technologicznych. Dane osobowe mogą być powierzane lub ujawniane wyłącznie w zakresie koniecznym do realizacji określonych zadań.

1) Dostawcy usług technicznych i hostingowych

Możemy przekazywać dane podmiotom odpowiedzialnym za utrzymanie infrastruktury serwerowej, obsługę systemów informatycznych, narzędzi wspierających komunikację z klientami, systemów rezerwacyjnych oraz rozwiązań analitycznych, przy zachowaniu odpowiednich umów powierzenia przetwarzania danych.

2) Operatorzy płatności i instytucje finansowe

Jeśli płatność za zarezerwowany event jest realizowana online lub wymaga wsparcia ze strony operatora płatności, dane niezbędne do obsługi płatności (np. imię, nazwisko, numer zamówienia, kwota) mogą zostać przekazane takiemu operatorowi. Operatorzy ci działają jako odrębni administratorzy lub podmioty przetwarzające – zgodnie z ich własnymi regulaminami i politykami prywatności.

3) Partnerzy logistyczni i podwykonawcy eventowi

W szczególnych przypadkach dane kontaktowe mogą być udostępniane wybranym partnerom współorganizującym event (np. dostawcy dodatkowych atrakcji, oprawy gastronomicznej lub multimediów), gdy jest to konieczne do realizacji ustalonego scenariusza wydarzenia.

4) Dostawcy usług mailingowych i marketingowych

Adresy e-mail oraz dane kontaktowe osób, które wyraziły zgodę na otrzymywanie newslettera lub informacji o naszych pakietach eventowych, mogą być przetwarzane przy użyciu specjalistycznych narzędzi mailingowych. Z takimi podmiotami zawieramy umowy zapewniające odpowiedni poziom ochrony danych.

W niektórych przypadkach dane mogą być również przekazywane organom publicznym, jeżeli obowiązek taki wynika z przepisów prawa lub prawomocnych decyzji właściwych organów.

6. Czas przechowywania danych

Okres przechowywania danych osobowych jest uzależniony od celu, w jakim zostały one zebrane, oraz od wymogów prawnych dotyczących archiwizacji dokumentacji. Dane nie są przechowywane dłużej, niż to konieczne.

1) Dane związane z zapytaniami ofertowymi

Dane przekazywane w formularzach kontaktowych oraz podczas pierwszych rozmów dotyczących planowania eventu przechowujemy przez czas niezbędny do udzielenia odpowiedzi oraz prowadzenia komunikacji handlowej, nie dłużej jednak niż 12 miesięcy od daty ostatniego kontaktu, o ile wcześniej nie dojdzie do zawarcia umowy.

2) Dane klientów związane z realizacją umowy

Dane klientów, z którymi została zawarta umowa na organizację pokerowego eventu, przechowujemy przez okres trwania umowy, a po jej zakończeniu przez czas wynikający z przepisów prawa (np. okres przedawnienia roszczeń, wymogi podatkowe i rachunkowe) – co do zasady nie dłużej niż 6 lat od zakończenia roku kalendarzowego, w którym zrealizowano wydarzenie.

3) Dane przetwarzane na podstawie zgody (np. newsletter)

Dane przetwarzane na podstawie zgody, w szczególności adres e-mail w celu wysyłki newslettera, przechowujemy do momentu wycofania zgody lub zgłoszenia sprzeciwu wobec przetwarzania w celach marketingowych. Po wycofaniu zgody dane mogą być przechowywane wyłącznie przez okres niezbędny do udokumentowania faktu jej istnienia w przeszłości.

4) Dane techniczne i analityczne

Dane dotyczące logów systemowych i podstawowych informacji o ruchu w serwisie przechowujemy przez okres niezbędny do zapewnienia bezpieczeństwa oraz stabilności infrastruktury, zazwyczaj nie dłużej niż 24 miesiące, chyba że dłuższy okres będzie konieczny ze względu na obowiązujące przepisy lub uzasadniony interes Administratora.

7. Prawa użytkownika

W związku z przetwarzaniem danych osobowych przez TopPrzeglad przysługują Ci określone prawa, które możesz realizować, kontaktując się z nami za pośrednictwem adresu e-mail [email protected] lub danych korespondencyjnych wskazanych w części dotyczącej Administratora.

1) Prawo dostępu do danych

Masz prawo uzyskać informację, czy przetwarzamy Twoje dane osobowe, a jeżeli tak – otrzymać ich kopię oraz informacje o celach, zakresie i podstawach prawnych przetwarzania.

2) Prawo do sprostowania danych

Jeśli zauważysz, że Twoje dane są niekompletne lub nieaktualne (np. zmienił się adres kontaktowy lub dane firmy), możesz zażądać ich uzupełnienia lub poprawienia.

3) Prawo do usunięcia danych („prawo do bycia zapomnianym”)

W określonych sytuacjach masz prawo zażądać usunięcia danych, w szczególności gdy dane nie są już niezbędne do realizacji celów, dla których zostały zebrane, lub gdy cofnąłeś zgodę na ich przetwarzanie. Prawo to może być ograniczone w przypadkach, gdy obowiązek dalszego przechowywania danych wynika z przepisów prawa.

4) Prawo do ograniczenia przetwarzania

Możesz żądać ograniczenia przetwarzania danych w sytuacjach przewidzianych przepisami, np. na czas weryfikacji ich prawidłowości lub rozpatrywania zgłoszonego sprzeciwu.

5) Prawo do przenoszenia danych

Masz prawo otrzymać dostarczone nam dane osobowe w ustrukturyzowanym, powszechnie używanym formacie nadającym się do odczytu maszynowego, a także zlecić ich przekazanie innemu administratorowi, o ile jest to technicznie możliwe i odbywa się w sposób bezpieczny.

6) Prawo sprzeciwu wobec przetwarzania danych

W przypadku przetwarzania danych na podstawie prawnie uzasadnionego interesu Administratora możesz wnieść sprzeciw, w szczególności wobec przetwarzania danych w celach marketingu bezpośredniego lub analizy preferencji związanych z ofertą eventową.

7) Prawo do cofnięcia zgody

Jeżeli podstawą przetwarzania danych jest Twoja zgoda, możesz w każdej chwili ją cofnąć, kontaktując się z nami. Cofnięcie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania danych, którego dokonano przed jej cofnięciem.

8) Prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego

Jeśli uznasz, że przetwarzamy Twoje dane osobowe niezgodnie z prawem, masz prawo wnieść skargę do właściwego organu nadzorczego – Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

8. Środki bezpieczeństwa

Ochrona danych osobowych klientów i gości naszych eventów jest dla nas integralną częścią standardu premium, który oferujemy. Wdrożyliśmy szereg środków technicznych i organizacyjnych, których celem jest zabezpieczenie danych przed nieuprawnionym dostępem, utratą, zniszczeniem lub nieuprawnionym ujawnieniem.

Do stosowanych rozwiązań należą w szczególności:

• korzystanie z bezpiecznych połączeń szyfrowanych (protokół HTTPS) podczas korzystania z serwisu https://topprzeglad.org,
• ograniczenie dostępu do danych wyłącznie do upoważnionych osób oraz podmiotów przetwarzających na podstawie umów powierzenia,
• stosowanie rozwiązań zabezpieczających infrastrukturę IT, w tym zapór sieciowych, systemów monitoringu dostępu oraz regularnych aktualizacji oprogramowania,
• cykliczne przeglądy procedur bezpieczeństwa oraz szkolenia wewnętrzne dotyczące ochrony danych osobowych,
• dobór partnerów technologicznych i usługodawców z uwzględnieniem standardów bezpieczeństwa i zgodności z RODO.

Pomimo stosowania zaawansowanych środków bezpieczeństwa, ryzyko związane z transmisją danych przez Internet nigdy nie może być całkowicie wyeliminowane. Dlatego zachęcamy do zachowania ostrożności podczas przekazywania informacji w sieci i korzystania wyłącznie z zaufanych urządzeń oraz sieci.

9. Zmiany i aktualizacje polityki prywatności

Oferta TopPrzeglad, obejmująca m.in. nowe pakiety eventowe, dodatkowe usługi towarzyszące oraz rozszerzenie terytorialne organizowanych pokerowych wydarzeń rozrywkowych, może w przyszłości ulegać zmianom. Równolegle mogą zmieniać się również przepisy prawa dotyczące ochrony danych osobowych.

W związku z tym Administrator zastrzega sobie prawo do aktualizacji niniejszej polityki prywatności w celu jej dostosowania do aktualnego stanu usług, wymogów technicznych oraz obowiązujących regulacji prawnych.

O istotnych zmianach polityki prywatności będziemy informować w widocznym miejscu w serwisie, np. poprzez komunikat na stronie głównej lub odpowiednią informację w sekcji Blog. W przypadku usług świadczonych w oparciu o zgodę (np. newsletter) możemy również przesłać stosowną informację bezpośrednio na Twój adres e-mail.

Aktualna wersja polityki prywatności jest zawsze dostępna pod adresem https://topprzeglad.org/privacy-policy/. Zalecamy okresowe zapoznawanie się z jej treścią, szczególnie przed skorzystaniem z nowych funkcjonalności serwisu lub złożeniem zapytania o organizację eventu.